Pflichtangaben: das muss auf jede Rechnung
§14 Abs. 4 UStG definiert klar, was eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Fehlt eine Pflichtangabe, riskierst du den Vorsteuerabzug deines Kunden – und unangenehme Rückfragen bei der nächsten Betriebsprüfung.
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung bzw. Lieferung
- Liefer- oder Leistungszeitpunkt
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt (netto)
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Sonderfall Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Regelung auf die Rechnung, etwa: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Alle übrigen Pflichtangaben gelten unverändert – auch Kleinunternehmer brauchen fortlaufende Rechnungsnummern und vollständige Angaben.
Rechnung nach DIN 5008: Struktur für Fensterbriefumschläge & PDF
Der Standard DIN 5008 regelt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung im geschäftlichen Schriftverkehr. Ein sauberes Layout stellt sicher, dass Anschrift, Datum, Betreffzeile und Tabellen auf Anhieb lesbar sind und bei Briefversand exakt in das Adressfenster passen.
Rechly baut alle PDF-Dokumente automatisch nach DIN 5008 auf: Absenderzeile, Empfängerfeld, Betreff mit Rechnungsnummer, klare Positionstabelle und rechtssichere Fußzeile mit Bankverbindung und Pflichtangaben.
- Anschriftfeld mit korrekter Zusatz- und Vermerkzone
- Hervorgehobene Betreffzeile (ohne das veraltete Wort „Betreff:“)
- Übersichtliche Positionstabelle mit Einzel- und Gesamtpreisen
- Dreispaltige Fußzeile: Firmendaten, Bankverbindung (IBAN/BIC), Steuerdaten
Abrechnung schreiben vs. Rechnung stellen: Wo liegt der Unterschied?
Im Alltag werden die Begriffe „Abrechnung schreiben“ und „Rechnung stellen“ oft synonym verwendet. Rechtlich betrachtet ist die Rechnung nach § 14 UStG das Dokument, mit dem der leistende Unternehmer seine Forderung geltend macht.
Eine Abrechnung kann dagegen auch vom Auftraggeber als sogenannte Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG erstellt werden (Self-Billing). Wer selbst Dienstleistungen oder Waren liefert, stellt eine Ausgangsrechnung aus.
Rechnung kostenlos schreiben: Vorlage oder Software?
Word- und Excel-Vorlagen sind der klassische Einstieg, haben aber drei Schwächen: Rechnungsnummern musst du selbst verwalten, Änderungen an alten Rechnungen sind nicht nachvollziehbar, und für die kommende E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft fehlt das Format komplett.
Eine kostenlose Rechnungssoftware wie Rechly nimmt dir genau das ab: fortlaufende Nummern, saubere PDFs, XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck – und deine Kunden- und Rechnungsdaten bleiben an einem Ort.
- Automatisch fortlaufende Rechnungsnummern
- Alle Pflichtangaben im Layout verankert
- PDF, XRechnung und ZUGFeRD aus denselben Daten
- Offene Posten und Zahlungserinnerungen im Blick
